RAZÓN SOCIAL: AVGUST COLOMBIA S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con Nit. 900.527.664-8 y cuyo objeto principal es la fabricación, producción, almacenamiento y venta de productos químicos para la protección de las plantas y fertilizantes minerales.
DIRECCION: Av. Carrera 45 Nº 108-27 Torre 2 Oficina 905 DOMICILIO: Bogotá, Colombia
CORREO ELECTRÓNICO: contacto@avgust.com.co TELEFÓNO DEL RESPONSABLE: (57) 1 404 37 23
Artículo 1. Ley aplicable. El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de AVGUST COLOMBIA S.A.S. (En adelante: el “Reglamento”), se regirá por las leyes de la República de Colombia, en especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.
Artículo 2. Ámbito de aplicación. El Reglamento aplica para el tratamiento de datos personales de los cuales AVGUST COLOMBIA S.A.S. es responsable.
Artículo 3. Alcance. Todos los funcionarios de AVGUST COLOMBIA S.A.S. conocen y se obligan a cumplir el Reglamento. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten el Reglamento.
Artículo 4. Derecho de Hábeas Data. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 151 y 202 de la Constitución Política.
1 Constitución Política de Colombia, artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
Artículo 5. Objeto. Regular el ejercicio efectivo del derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por AVGUST COLOMBIA S.A.S., a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía.
Artículo 6. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.
2 Constitución Política de Colombia, artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Artículo 7. Derechos de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a AVGUST COLOMBIA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a AVGUST COLOMBIA S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
Ser informado por AVGUST COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVGUST COLOMBIA A.S.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Artículo 8. Legitimación para el ejercicio del Derecho del titular. Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AVGUST COLOMBIA A.S.
Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para
Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Artículo 9. Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
Artículo 10. Prueba de la Autorización. AVGUST COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Artículo 11. Tratamiento al Cual Serán Sometidos los Datos: Los datos y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los Titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente) o electrónicos (a través de la página web de o la página web del Encargado del Tratamiento de los datos que AVGUST COLOMBIA S.A.S. designe, así como mediante el uso del correo electrónico de los Titulares de tales datos).
Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de datos de AVGUST COLOMBIA S.A.S. y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas Bases de Datos.
Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante lo anterior, AVGUST COLOMBIA S.A.S. podrá operar las bases de datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a AVGUST COLOMBIA S.A.S. como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta.
Artículo 13. Deberes de AVGUST COLOMBIA S.A.S. En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de AVGUST COLOMBIA S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento de Datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012.
Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
AVGUST COLOMBIA S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
Artículo 14. Deberes de AVGUST COLOMBIA S.A.S. en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, AVGUST COLOMBIA S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en adición a los señalados en el artículo precedente, que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales:
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Artículo 15. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Artículo 16. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de AVGUST COLOMBIA
S.A.S. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:
Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la Cédula de Ciudadanía.
Solicitudes presentadas a través de vía telefónica: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad.
Parágrafo. Trámite de la consulta. Una vez que AVGUST COLOMBIA S.A.S. reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.
Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.
Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, AVGUST COLOMBIA S.A.S. procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que AVGUST COLOMBIA S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.
Artículo 17. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de AVGUST COLOMBIA S.A.S. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Compañía.
Parágrafo. Trámite de la reclamación. El reclamo será formulado ante AVGUST COLOMBIA S.A.S., acompañado de:
Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la Empresa, AVGUST COLOMBIA S.A.S., se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.
El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que AVGUST COLOMBIA S.A.S. no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.
Artículo 18. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante AVGUST COLOMBIA S.A.S., con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Artículo 19. Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante AVGUST COLOMBIA S.A.S. serán atendidas, por: EL CENTRO DE COMUNICACIÓN DE AVGUST COLOMBIA.
Artículo 20. Vigencia. La política de Tratamiento de Datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir del 01 de Agosto de 2017, pero podrá ser modificada en cualquier momento por AVGUST COLOMBIA S.A.S., en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los Titulares.
Solicitud de autorización para el Tratamiento de Datos Personales obtenidos antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013:
Apreciado Titular:
Con el fin de comunicarle el reciente desarrollo normativo del marco legal para la protección de datos personales, le informamos que fue proferida la Ley 1581 de 2012 (Ley General de Protección de Datos Personales), reglamentada a través del Decreto 1377 de 2013, a través de los cuales fue regulado el derecho de las personas a conocer, actualizar, rectificar o suprimir la información que haya sido recopilada en cualquier archivo o base de datos.
De conformidad con lo establecido en los preceptos normativos en mención, le informamos que con anterioridad a su expedición, habíamos obtenido algunos de sus datos personales, los cuales, en algún momento, nos fueron suministrados por Usted o por Responsables del tratamiento de su información personal, con el objeto de prestar nuestros servicios a nuestros clientes.
En consecuencia, con el propósito de seguir tratando sus datos personales para las finalidades antes señaladas, amablemente solicitamos su consentimiento. Nos esforzamos para que los procedimientos a través de los cuales hacemos uso de sus datos personales sean seguros y confidenciales, ya que contamos con mecanismos eficientes para su obtención y almacenamiento, impidiendo el acceso indeseado por parte de terceras personas a los mismos.
Sin embargo, le recordamos que Usted tiene la posibilidad de acceder en cualquier momento a la información registrada en nuestras bases de datos, y cuenta con el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Por lo tanto, si Usted desea que sus datos sean suprimidos de nuestra base de datos, le solicitamos manifestarlo de forma expresa al correo electrónico contacto@avgust.com.co, en el término de 30 días hábiles contados a partir del envío de esta comunicación. De lo contrario, se considerará que Usted nos autoriza para que sus datos puedan ser tratados por nuestra Compañía, para los fines señalados anteriormente, sin perjuicio de lo establecido en el párrafo precedente.
Usted podrá conocer nuestra política de tratamiento de datos personales, sus derechos como titular de la información y los mecanismos para su protección, en la página web www.avgust.com.co
Cordialmente,
AVGUST COLOMBIA S.A.S.
Solicitud de autorización para el manejo de Datos Personales de nuevos clientes de
AVGUST COLOMBIA S.A.S., incluida en las cotizaciones:
Tratamiento de datos personales. –
AVGUST COLOMBIA S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en el Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de la Compañía, mediante la presente informa su condición, y la de sus sucursales, de Responsable y/o Encargado del tratamiento de la información personal que Usted suministre con ocasión de la prestación del servicio contratado, y que la misma será manejada y conservada conforme a las disposiciones de la normatividad antedicha y en cumplimiento de los derechos y deberes que las mismas contemplan.
En consecuencia, y con la firma de este documento, se le solicita su consentimiento previo, expreso e informado para efectuar el tratamiento requerido.
Autorización para el Manejo de Datos Personales
Manifiesto haber sido informado por parte de AVGUST COLOMBIA S.A.S. de sus políticas para el tratamiento de datos personales, y expresamente reconozco:
Es así, como en señal de conformidad con lo anterior, y en virtud de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, autorizo mediante la firma de la presente cotización, de forma voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a AVGUST COLOMBIA S.A.S. para tratar mis datos personales de acuerdo a su Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales y para los fines señalados.
Solicitud de autorización para el manejo de Datos Personales de proveedores de
AVGUST COLOMBIA S.A.S.:
AVGUST COLOMBIA S.A.S., en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en el Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de la Compañía, mediante la presente informa su condición, y la de sus sucursales, de Responsable y/o Encargado del tratamiento de la información personal que Usted suministre con ocasión de la prestación del servicio contratado, y que la misma será manejada y conservada conforme a las disposiciones de la normatividad antedicha y en cumplimiento de los derechos y deberes que las mismas contemplan.
En consecuencia, y con la firma de este documento, se le solicita su consentimiento previo, expreso e informado para efectuar el tratamiento requerido.
Autorización para el Manejo de Datos Personales
Manifiesto haber sido informado por parte de AVGUST COLOMBIA S.A.S. de sus políticas para el tratamiento de datos personales, y expresamente reconozco:
Es así, como en señal de conformidad con lo anterior, y en virtud de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, autorizo mediante la firma del presente documento, de forma voluntaria, previa, explicita, informada e inequívoca a AVGUST COLOMBIA S.A.S. para tratar mis datos personales de acuerdo a su Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales y para los fines señalados.
Se firma en la ciudad de , a los días del mes de de 20 .
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