Artículo 1. Ley aplicable. El Reglamento Interno de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales de AVGUST COLOMBIA S.A.S. (En adelante: el “Reglamento”), se regirá por las leyes de la República de Colombia, en especial, por la Ley 1581 de 2012, por el Decreto 1377 de 2013, y las demás que las adicionen, modifiquen o complementen.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. El Reglamento aplica para el tratamiento de datos personales de los cuales AVGUST COLOMBIA S.A.S. es responsable.

Artículo 3. Alcance. Todos los funcionarios de AVGUST COLOMBIA S.A.S. conocen y se obligan a cumplir el Reglamento. La Compañía adelantará las labores de capacitación, actualización y divulgación que sean necesarias para que sus funcionarios acaten el Reglamento.

Artículo 4. Derecho de Hábeas Data. Es el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de la información que se haya recogido sobre ellas en bancos de datos, cuyo fundamento constitucional se encuentra en los artículos 151 y 202 de la Constitución Política.

1 Constitución Política de Colombia, artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

Artículo 5. Objeto. Regular el ejercicio efectivo del derecho de Hábeas Data de los Titulares de los Datos Personales tratados por AVGUST COLOMBIA S.A.S., a través de la fijación de parámetros claros de recolección, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la supresión de los datos que se hayan recogido sobre ellos en la Base de Datos de la Compañía.

Artículo 6. Principios. Los principios señalados en el presente artículo, constituyen el marco general de cumplimiento de las disposiciones consagradas en el Reglamento.

i. Principio de finalidad: el Tratamiento de los Datos Personales realizado por la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima, la cual le será oportunamente informada al Titular.

ii. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

iii. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, de acuerdo con los datos que hayan sido suministrados por el Titular.

iv. Principio de transparencia: en el Tratamiento se buscará proteger el derecho del Titular a obtener de la Compañía, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

v. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por AVGUST COLOMBIA S.A.S. por sí mismo, o en asocio con otras, en virtud de las alianzas que realice.

vi. Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por AVGUST COLOMBIA S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad de los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

2 Constitución Política de Colombia, artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

vii. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a procurar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Artículo 7. Derechos de los titulares. El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a AVGUST COLOMBIA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AVGUST COLOMBIA S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por AVGUST COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AVGUST COLOMBIA S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Artículo 8. Legitimación para el ejercicio del Derecho del titular. Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AVGUST COLOMBIA S.A.S.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Artículo 9. Autorización para el Tratamiento de la Información. Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Independientemente del medio a través del cual sea solicitada la autorización, ésta deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
i. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo.
ii. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que se realicen, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
iii. Los derechos que le asisten al Titular.
iv. La forma como podrán ejercerse los derechos de acceso, corrección, o supresión de los datos suministrados por el Titular.

Artículo 10. Prueba de la Autorización. AVGUST COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

Artículo 11. Tratamiento al Cual Serán Sometidos los Datos: Los datos y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medios físicos (suministro de la información por parte de los Titulares, de manera telefónica, por escrito, o verbalmente) o electrónicos (a través de la página web de o la página web del Encargado del Tratamiento de los datos que AVGUST COLOMBIA S.A.S. designe, así como mediante el uso del correo electrónico de los Titulares de tales datos).

Los datos recaudados y las autorizaciones serán almacenados en las Bases de datos de AVGUST COLOMBIA S.A.S. y permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas Bases de Datos.

Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante lo anterior, AVGUST COLOMBIA S.A.S. podrá operar las bases de datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber a los titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por ello, serán aplicables a tal encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la ley, tanto frente a AVGUST COLOMBIA S.A.S. como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta.

Artículo 12. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.
– Las bases de datos de clientes tienen por finalidad utilizar esta información para el ofrecimiento de los bienes que comercializa y la debida prestación del servicio adquirido por los clientes de AVGUST COLOMBIA S.A.S. En desarrollo de esta relación contractual, AVGUST COLOMBIA S.A.S. buscará informar al titular acerca de las innovaciones efectuadas en sus productos y servicios, con el fin de profundizar o ampliar su portafolio actual, así como darle a conocer las mejoras o cambios en sus canales de atención y en los servicios y productos complementarios ofrecidos por la Compañía.
– La base de datos de potenciales clientes busca tener un contacto con el titular para presentarse como entidad e informarle sobre sus productos y servicios.
– La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla.
– La base de datos de empleados mantiene actualizada la información de los funcionarios para que la relación laboral se desarrolle de manera adecuada.
– Mediante la base de datos de ex empleados ponemos a disposición de las autoridades y de los mismos titulares su información durante el término establecido en la ley laboral.
– La base de datos de candidatos en proceso de selección recoge la información de las hojas de vida, certificaciones y referencias personales de quienes se presentan a procesos de selección en AVGUST COLOMBIA S.A.S.

Artículo 13. Deberes de AVGUST COLOMBIA S.A.S. En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de AVGUST
COLOMBIA S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Procurar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento de Datos sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) AVGUST COLOMBIA S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Artículo 14. Deberes de AVGUST COLOMBIA S.A.S.en relación con el Tratamiento de los Datos Personales. De acuerdo con lo establecido en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, AVGUST COLOMBIA S.A.S. se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en adición a los señalados en el artículo precedente, que por Ley le sean aplicables en su calidad de Encargado del Tratamiento de Datos Personales:

a) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
b) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
c) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
d) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
e) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Artículo 15. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Artículo 16. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información que de los primeros repose en la base de datos de AVGUST COLOMBIA S.A.S. Con ese propósito, los Titulares deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

a. Solicitudes presentadas a través de documento escrito: adjuntar copia de la Cédula de Ciudadanía.
b. Solicitudes presentadas a través de vía telefónica: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
c. Solicitudes presentadas a través de la página web: deberá absolver satisfactoriamente un cuestionario de verificación de identidad.
Los causahabientes deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura o documento judicial donde se dé apertura a la sucesión, y copia de su documento de identidad.
Los apoderados, deberán presentar copia auténtica del poder, y de su documento de identidad.
Parágrafo. Trámite de la consulta. Una vez que AVGUST COLOMBIA S.A.S. reciba la solicitud de información por cualquiera de los canales antes señalados, procederá a revisar el registro individual que corresponda al nombre del Titular y al número de documento de identidad aportado.
Si llega a existir alguna divergencia en los datos, lo informará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante aclare la inconsistencia.
Si revisado el documento aportado, el nombre del Titular, y las respuestas satisfactorias al cuestionario de verificación de identidad, se determina que son coincidentes los documentos, AVGUST COLOMBIA S.A.S. procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento en que AVGUST COLOMBIA S.A.S. considere que requiere de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Artículo 17. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de AVGUST COLOMBIA S.A.S. debe ser
corregida, actualizada o suprimida, podrán presentar una reclamación ante la Compañía.
Parágrafo. Trámite de la reclamación. El reclamo será formulado ante AVGUST COLOMBIA S.A.S., acompañado de:

i. El documento que identifique al Titular o su causahabiente.
ii. La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
iii. La dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones.
iv. Los documentos que pretenda hacer valer como prueba de los hechos que soportan la reclamación.

Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la complementación al reclamo en los términos señalados por la Empresa, AVGUST COLOMBIA S.A.S., se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.

Por el contrario, si la Compañía recibe la reclamación debidamente formulada y con la totalidad de los requisitos señalados en el presente artículo, en el término de dos (2) días hábiles, se deberá incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite”, y el motivo del mismo.

El término máximo para responder una reclamación es de quince (15) días hábiles. En caso de que AVGUST COLOMBIA S.A.S. no pueda dar respuesta en el término previsto, deberá informarle al reclamante que tardará hasta ocho (8) días hábiles más para dar respuesta, y las razones por las cuales solicita la prórroga del término.

Artículo 18. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, su causahabiente o apoderado, deberán agotar el trámite de consulta ante AVGUST COLOMBIA S.A.S., con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 19. Área encargada de tramitar las peticiones, quejas o reclamos. Las peticiones, quejas o reclamos presentadas ante AVGUST COLOMBIA S.A.S. serán atendidas, por: EL CENTRO DE COMUNICACIÓN DE AVGUST COLOMBIA.

Artículo 20. Vigencia. La política de Tratamiento de Datos personales a que se refiere este documento estará vigente a partir del 01 de Agosto de 2017, pero podrá ser modificada en cualquier momento por AVGUST COLOMBIA S.A.S., en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los Titulares.